Einsatz-Szenarien

In den nachfolgenden Szenarien wird hauptsächlich die Arbeit mit Dokumenten und Ordnern erläutert. Im gratis Paket ist ebenfalls die Kalender-Funktion enthalten. Das Vorgehen für die Freigabe von Kalendern ist mit der Freigabe von Dokumenten vergleichbar. Der Kalender ist jedoch zur Verringerung der Komplexität im Auslieferungszustand deaktiviert.

Diese Einsatz-Szenarien sind eingeteilt in 4 Integrationsstufen, aufsteigend nach (organisatorischem / pädagogischem) Nutzen und Integrations-Aufwand.

1. Nextcloud als Backup und mobiler Datenspeicher

Nötige Features: Nachfolgende Funktionen sind bereits mit der gratis Mitgliedschaft nutzbar.

1.1 Einloggen und Dateien abrufen

Ein Dozent lädt eine Präsentationsdatei bei EduDocs hoch, die er in der Vorlesung benötigt. In der Vorlesung öffnet der Dozent die Datei im lokal installierten Präsentationsprogramm oder in LibreOffice Online.

Derselbe Dozent möchte am Universitäts-Rechner nicht seine Nutzerdaten eingeben. Er gibt deshalb die Präsentationsdatei frei und erstellt einen Kurzlink zur Freigabe. Durch Eingabe des Kurzlinks gelangt der Dozent nun direkt zu seiner Präsentationsdatei.

2. Dateien und Ordner mit anderen Personen teilen

Nötige Features: Nachfolgende Funktionen sind bereits mit der gratis Mitgliedschaft nutzbar.

Eine Lehrkraft möchte einen Ordner mit einer Klasse teilen. Dazu gibt die Lehrkraft den Ordner per Link frei und erstellt einen dazugehörigen Kurzlink. Den Kurzlink schreibt die Lehrkraft im Unterricht an die Tafel. Die Schülerinnen und Schüler können mit jedem internetfähigen Gerät auf den Ordner zugreifen.

2.2 Immer aktuelle Dateien mit dem Nextcloud-Client

Dieselbe Lehrkraft möchte, dass die Dateien von ihrem Computer automatisch mit den Dateien im Freigegebenen Ordner synchronisiert werden. Dadurch haben die Lernenden stets Zugriff auf die aktuellsten Dateiversionen. Die Lehrkraft installiert sich dafür den Nextcloud-Client für ihr Betriebssystem auf ihren Computer. Alle Änderungen in den ausgewählten Ordnern werden nun innerhalb weniger Sekunden in die Cloud übertragen.

2.3 Ordner mit Passwort schützen

In dem Ordner befinden sich auch Dateien mit urheberrechtlich geschütztem Material, weshalb die Dateien nicht öffentlich im Internet verfügbar sein dürfen. Die Lehrkraft schützt den Ordner deshalb mit einem Passwort. Durch diesen effektiven Schutz ist das Vorgehen rechtlich zulässig (vgl. Verband Bildungsmedien).

2.4 Ordner mit Eltern teilen

Eine Schuldirektorin einer Grundschule möchte aktuelles Informationsmaterial mit Eltern teilen. Sie gibt dafür einen Ordner frei und veröffentlicht den Link auf der Schulhomepage. Um eine Weitergabe des Links zu erleichtern, erstellt die Direktorin einen Kurzlink. Die Eltern teilen den Kurzlink auch untereinander, sodass alle Eltern unkompliziert Zugriff auf den Ordner erhalten.

2.5 Schreibrechte vergeben und Arbeit teilen

Dieselbe Direktorin möchte nicht alleine für den Informations-Ordner zuständig sein. Sie erstellt Nutzerkonten für 4 Kollegen und erteilt ihnen eine Ordnerfreigabe mit Schreibrechten. Die Kollegen können nun ebenfalls Dateien aktualisieren, neue erstellen oder alte löschen.

3. Besucher Dateien hochladen lassen

Nötige Features: Nachfolgende Funktionen sind bereits mit der gratis Mitgliedschaft nutzbar.

3.1 Schüler Projekte hochladen lassen

Eine Klasse hat die Aufgabe, eine Projektarbeit zu einem bestimmten Abgabedatum als Datei einzureichen. Die Lehrkraft hat dafür einen Ordner per Link freigegeben und einen zugehörigen Kurzlink erstellt. Die Lehrkraft legt ein Datum fest, an welchem die Freigabe aufgehoben wird und ein Passwort, welches sie der Klasse mitteilt. Außerdem wählt die Lehrkraft "Dateien ablegen (nur Hochladen)" bei der Link-Freigabe. So sind die Dateien sind für Schüler nicht über den Ordner sichtbar und kein Schüler kann die Einreichungen von anderen Schülern sehen. Die Schüler können in dem Ordner ihre Dateien einreichen. Sollten sie vor dem Abgabedatum noch etwas ändern wollen, können sie die Datei erneut hochladen.

3.2 In Konferenzen Dokumente sammeln

Auf der Schulkonferenz einer Berufsschule wird über ein neues Lernfeld gesprochen. Spontan melden sich mehrere Praktikanten zu Wort, welche bereits an der Universität mit einem Professor den Lehrplan analysiert und besprochen haben. Der Schuldirektor gibt den Praktikanten einen Ordner mit Schreibrechten frei. Dazu wählt dieser die Freigabe-Option "Hochladen und Bearbeiten erlauben". Per Kurzlink öffnen die Praktikanten den Ordner und laden ihre Dokumente hoch. Sie können auch Ordner erstellen, die Dateien umbenennen, verschieben und löschen. Der Direktor gibt den Ordner ebenfalls für alle Lehrkräfte frei. Die Analyse dient als Besprechungsgrundlage bei der Schulkonferenz und alle Beiträge der anwesenden Lehrkräfte werden sofort im Dokument notiert. Sollte eine Datei aus Versehen gelöscht werden, kann der Schuldirektor sie aus seinem Papierkorb wiederherstellen.

4. Echtzeitkollaboration in Dokumenten

Nötige Features: Ein Lehrer- oder Schülerkonto pro Teilnehmer, 5 Lehrerkonten sind im Gratispaket inklusive (siehe Preise)

4.1 Stoffverteilungspläne gemeinsam bearbeiten

Ein Lernfeld-Team an einer Berufsschule möchte den Stoffverteilungsplan für ein Lernfeld gemeinsam aktualisieren. Eine Lehrkraft, die EduDocs bereits benutzt, erstellt hierfür 4 gratis Nutzerkonten für ihre Kollegen. Die Lehrkräfte können nun ortsunabhängig in Echtzeit zusammen an den geteilten Dokumenten arbeiten. Alle arbeiten immer an der aktuellen Dateiversion – ganz ohne E-Mail Chaos. Alle Versionen der Datei sind auch später noch abrufbar. Die Schuldirektorin erhält per Link und Passwortschutz Zugriff auf die gemeinsame Datei.

4.2 Gruppenarbeiten mit einem Konto pro Gruppe

Eine Referendarin möchte in einer Klasse eine Gruppenarbeit mit Live-Kollaboration umsetzen. Die Schüler sollen gemeinsam in der LibreOffice Tabellenkalkulation die Geschäftszahlen eines echten Unternehmens übernehmen und sie mittels Bilanzkennzahlen analysieren. Die Referendarin erstellt dazu 5 Benutzerkonten für die 5 Gruppen. Jeder Gruppe gibt sie einen Ordner mit Infomaterial und einer Vorlage für die Bilanz frei. Die Benutzernamen und Passwörter notiert sie auf einem kleinen Zettel, den sie den Gruppen aushändigt. Für jede Gruppe genügt ein Benutzerkonto. Jeder einzelne Schüler kann mit dem Konto an d en Dateien arbeiten, als hätte er ein eigenes Benutzerkonto. Die Referendarin hat den Arbeitsstand der Gruppen stets im Blick und kann auch mit ihrem Account die Dokumente sehen, bearbeiten und kommentieren.

Anmerkung: Die Live-Kollaboration funktioniert nun auch ohne Nutzerkonten. Dazu geben Sie einfach ein Dokument per Link frei. Die Bearbeiter werden als "Gast" angezeigt.

4.3 Kollaboration unabhängig von Jahrgang und Lernort

Die Auszubildenden eines Unternehmens arbeiten mit ihren Ausbildern gemeinsam an Dokumenten. Die Ausbilder stärken damit das Teamwork und die Motivation der Auszubildenden. Die Auszubildenden in den verschiedenen Jahrgängen sind jeweils in Kurse eingeteilt, damit für sie gezielt Inhalte freigegeben werden können. Sie profitieren sehr von den geteilten Dokumenten und den Erfahrungen ihrer Vorgänger. Zusammen erarbeiten sie neue Inhalte und aktualisieren ältere Dokumente. In einem gemeinsamen Kalender teilen die Ausbilder und Auszubildenden wichtige Termine mit, wie beispielsweise Schulferien oder Phasen für Blockunterricht. Jeder Auszubildende hat ein eigenes Benutzerkonto. Sie können somit die Nextcloud Smartphone- und Desktop-Apps auf ihren Geräten installieren. Die geteilten Dateien werden nun auf allen Geräten stets auf dem aktuellen Stand gehalten.