Benutzer und Gruppen


1. Persönliche Einstellungen

Hier haben Sie die Möglichkeit ihr Passwort zu ändern und ihr Profil zu personalisieren.

1.1. Passwort ändern

Nachdem Sie sich zum ersten Mal in Ihrer Cloud angemeldet haben, sollten Sie schnellstmöglich Ihr Passwort ändern. Diese Einstellung nehmen Sie im Bereich "Persönlich" vor. Hierfür klicken Sie auf das Zahnrad, dem Icon für Einstellungen, oben rechts in der Ecke.

Es öffnet sich ein Menü. Hier klicken Sie auf "Persönlich". Sie sehen nun das Fenster, in dem Sie alle Ihre persönlichen Einstellungen vornehmen können. Um Ihr Passwort zu ändern, scrollen Sie etwas herunter, bis Sie in dem Bereich "Passwort" sind.

In dem Feld "Aktuelles Passwort" geben Sie das Passwort ein, dass Sie in der E-Mail erhalten haben. In dem Feld "Neues Passwort" geben Sie Ihr Wunschpasswort ein. Ihnen wird angezeigt wie sicher Ihr Passwort ist.

Zu Ihrer Sicherheit haben wir verschiedene Vorkehrungen bezüglich der Passwortauswahl getroffen. Daher müssen Sie bei der Auswahl eines neuen Passworts beachten, dass Ihr Passwort mindestens 8 Zeichen hat und nicht eines der 1.000.000 häufigsten Passwörter ist. Hierzu gehören z. B. Passwort und 12345678. Zudem darf das ausgewählte Passwort kein "sehr schwaches Passwort" sein, solche Passwörter werden nicht vom System akzeptiert.

Falls Sie das Passwort vor dem Speichern ausgeschrieben sehen möchten, klicken Sie auf das Auge und das Passwort wird sichtbar dargestellt. Klicken Sie auf "Passwort ändern", um den Vorgang abzuschließen. Sie bekommen die Meldung, dass Ihr Passwort gespeichert wurde.

1.2 Profilbild ändern

Ihr Profilbild muss entweder eine png oder jpg-Datei sein und darf nicht größer als 20MB sein, damit sie als Profilbild genutzt werden kann.
Um ein Profilbild hochzuladen, klicken Sie auf das Hochladen-Icon.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein Bild auswählen. Klicken Sie auf "Öffnen" und Ihr Bild wird hochgeladen und als Profilbild abgespeichert.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein Bild direkt aus Ihrer EduDocs-Cloud als Profilbild zu wählen.

Dafür klicken Sie auf das Ordner-Symbol. Es öffnet sich die Home-Ebene Ihrer Cloud.

Gehen Sie einfach den Pfad, wo sich Ihr gewünschtes Profilbild befindet, klicken Sie auf das Bild und bestätigen Sie indem Sie auf "Auswählen" klicken.

Sie haben die Möglichkeit das Bild anzupassen und den Ausschnitt zu ändern. Sobald Sie das Bild angepasst haben, klicken Sie auf "Als Profilbild auswählen" und das Bild wird als ihr Profilbild gespeichert.

Sollte der Ladeprozess etwas länger dauern, können Sie die Seite neu laden und das Bild ist bereit.

Möchten Sie Ihr Profilbild löschen, dann klicken Sie auf den Mülleimer.

1.3 Persönliche Informationen

Sie haben die Möglichkeit Informationen zu hinterlegen, damit Ihre Mitnutzer Zugriff auf diese haben. Dabei haben Sie die Wahl, wer diese Informationen sehen kann.

Dies sind keine Pflichtangaben. Es steht Ihnen frei, wie viele Informationen Sie teilen möchten.

Abhängig davon, welche Einstellung vorgenommen wurden, sind die verschiedene Icons neben der Überschrift abgebildet.

Klicken Sie auf das Symbol neben der Überschrift, um die Möglichkeiten der Einstellung zu sehen und zu bearbeiten.

Ihr vollständiger Name ist der Name, der in Ihrer Cloud angezeigt wird, dieser wird immer angezeigt und kann deswegen nicht auf "Private" gestellt werden. Allerdings können Sie hier einstellen, dass nur die Nutzer Ihrer Cloud diesen Namen sehen können (Schloss Symbol).

Bei den anderen Informationen wie E-Mail und Adresse können Sie den "Private" Modus wählen, sodass nur Sie diese Angaben sehen können. Es bietet sich jedoch an die E-Mailadresse anzugeben, damit Sie einfach Ihr Passwort zurücksetzen können und Benachrichtigungen bezüglich vorgenommener Änderungen zu erhalten.

Wenn Sie Ihre Angaben mit keinem anderen Nutzer teilen möchten, wählen Sie "Private" aus. Bei der Einstellung "Contacts" können alle Nutzer Ihrer Cloud und vom Admin festgelegte vertrauenswürdige Server die Angaben einsehen. Die Option "Public" bedeutet, dass die Daten in einem globalen, öffentlichen Adressbuch gespeichert werden.

1.4 Gruppenübersicht

Unter der Überschrift "Gruppen" können Sie sehen, welchen Gruppen sie angehören.

1.5 Sprache

Die Systemsprache Ihrer Cloud ändern Sie, indem Sie auf die aktuell eingestellte Sprache klicken. Es öffnet sich ein Menü, das Ihnen die möglichen Sprachen anzeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Sprache und es öffnet sich ein Eingabefenster. Hier müssen Sie Ihr Passwort eingeben und auf "Bestätigen" klicken, damit die Änderung angenommen wird. Sobald Sie das getan haben, wird die Website in der neuen Sprache dargestellt.

1.6 Sicherheit

In der ersten Übersicht unter der Überschrift "Sicherheit" sehen Sie die letzten Aktivitäten, die mit Ihrem Konto vorgenommen wurden. Sie können sehen, mit welchen Geräten Ihr Nutzerkonto verwendet wurde. Zudem sehen Sie, wann die letzte Aktivität stattfand.

1.7 Aktivität

Unter der Überschrift "Aktivität" finden Sie Ihre aktuellen Benachrichtigungseinstellungen bezüglich der Aktivitäten in Ihrer Cloud. Haben Sie eine E-Mailadresse hinterlegt, dann können Sie hier einstellen, auch auf diesem Wege über bestimmte Veränderungen informiert zu werden. Dafür setzen Sie die entsprechenden Häkchen in der Spalte E-Mail.

Desweiteren können Sie mit Häkchen bei der Spalte "Stream" festlegen welche Benachrichtigungen Sie auf der Seite "Aktivitäten" erhalten.

Sie können zudem entscheiden, ob Sie auch über Ihre eigenen Aktivitäten auf der Aktivitätenseite oder per E-Mail benachrichtigt werden möchten.

Sie bestimmen, wie häufig Sie über Aktivitäten informiert werden.

Die Aktivitäten werden gebündelt und je nach Einstellung stündlich, täglich oder wöchentlich per E-Mail zu Ihnen geschickt.

1.8 Federated Cloud

Eine Federated-Cloud-ID ist eine Identifikation innerhalb des gesamten Nextcloud-Systems. Jeder Nutzer hat eine individuelle Federated-Cloud-ID. Unter dieser Überschrift können Sie Ihre eigene ID einsehen. Diese können Sie anderen Nextcloud-Nutzern mitteilen, um Dateien über verschiedene Cloud-Instanzen hinweg zu teilen.

2. Benutzer verwalten

Mit EduDocs haben Sie die Möglichkeit, Nutzer zu Ihrer Cloud hinzuzufügen. Dies ermöglicht es Ihnen, Materialien einfach zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Sie können neu erstellte Nutzer zu verschiedenen Gruppen hinzufügen. Dies ist jedoch abhängig davon, welcher Gruppe Sie selbst angehören. Entsprechend der Gruppenzugehörigkeit haben Nutzer bestimmte festgelegte Berechtigungen. (Siehe auch Nutzerrechte)

  • Cloudmanager: administrieren die Cloud und alle Gruppen / Kurse inkl. der Gruppe Leitung
  • Leitung: administrieren die Gruppe Lehrkraefte und selbst erstellte Kurse
  • Lehrkraefte: administrieren die Gruppe Schueler/in und selbst erstellte Kurse
  • Schueler/in: Mitglieder dieser Gruppe können keine Nutzer hinzufügen oder Kurse erstellen

Diese Rechtehierarchie wurde angelegt, um Ihnen die volle Kontrolle über Nutzeranzahl und Kosten zu geben. Überschreiten Sie die begrenzte Anzahl der Nutzer für die gratis Basis-Mitgliedschaft, so berechnen wir Ihnen monatlich einen Betrag für diese Leistung. Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie unter: Leistungen & Preise und Zahlung & Vertrag.

2.1 Benutzer erstellen - ohne E-Mailadresse

Klicken Sie oben rechts auf Ihren Profil-Button. Das ist der Button, wo Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen zu sehen sind. Es öffnet sich folgendes Menü:

Wählen Sie "Benutzer" aus. Es öffnet sich die Übersicht. Hier können Sie aktuelle Nutzer Ihrer Cloud einsehen und weitere Nutzer erstellen.

Auf der linken Seite sind die verschiedenen Gruppen zu sehen, zu denen Sie Nutzer hinzufügen können.

Um einen Nutzer zu erstellen müssen Sie in das Feld "Benutzername" klicken.

Der Benutzername ist der Name, welcher innerhalb der Cloud angezeigt wird.

Hinweis: Falls Sie Ihr EduDocs Passwort gespeichert haben, kann es vorkommen, dass in diesem Feld Ihr Benutzername angezeigt wird. Dies liegt an den AutoFill-Einstellungen Ihres Browsers. Das können Sie in diesem Fall ignorieren.

Geben Sie ein Passwort ein.

Auch hier gelten die Regelungen für Passwörter. Diese dürfen nicht unter den 1.000.000 häufigsten Passwörtern sein und müssen mindestens 8 Zeichen erhalten.

Notieren Sie sich die Passwörter, damit diese später an die neuen Nutzer verteilt werden können. Später haben Sie nicht mehr die Möglichkeit die Passwörter einzusehen. Sie können diese dann nur mit Neuen ersetzen.

Neue Nutzer können und sollen das Passwort später ändern.

Weisen Sie den neuen Nutzer einer Gruppe zu, indem Sie den Haken bei der oder den Gruppen setzen.

Klicken Sie auf Erstellen. Bei der Erstellung des ersten Nutzers öffnet sich ein Fenster, das Sie nach Ihrem Passwort fragt. Nachdem Sie Ihr Passwort eingegeben haben, wird der neue Benutzer sofort erstellt und ist in der Übersicht sichtbar.

2.2 Benutzer erstellen - mit E-Mailadresse

Falls Ihnen die E-Mailadresse des neuen Nutzers bekannt ist und Sie kein Passwort zuweisen möchten, können Sie den Nutzer auch nur mit einer E-Mailadresse erstellen.

Klicken Sie auf Einstellungen unten links im Fenster.

Wählen Sie die Option "E-Mail an neuen Benutzer senden" aus.

Wie in dem Hilfstext angegeben, wird dann eine E-Mail an den neuen Nutzer geschickt.

Geben Sie den Benutzernamen ein.

Lassen Sie das Feld "Passwort" frei.

Tragen Sie die E-Mailadresse ins Feld "E-Mail" ein.

Weisen Sie dem Nutzer die Gruppe oder Gruppen zu.

Klicken Sie auf "Erstellen" und der neue Nutzer erhält unverzüglich eine E-Mail mit einem Link, unter dem er das Passwort festlegen kann.

In der Übersicht links können Sie nun sehen, wie viele Mitglieder die einzelnen Gruppen haben.

2.3 Nutzerkonten deaktivieren

Sie können Nutzerkonten deaktivieren.

Gehen Sie mit Ihrer Maus auf den Nutzer, den Sie deaktivieren möchten. Es zeigen sich drei Punkte am Ende der Zeile.

Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie "Deaktivieren" aus.

Der Nutzer ist nun deaktiviert und wird ist in der Liste "Deaktiviert" auf der linken Seite angezeigt.

2.4 Nutzerkonten löschen

Gehen Sie mit Ihrer Maus auf den Nutzer, den Sie löschen möchten. Es werden drei Punkte am Ende der Zeile sichtbar.

Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie "Löschen" aus.

Das Nutzerkonto ist nun gelöscht und nicht mehr im Cloud-System vorhanden.

Ein neues Nutzerkonto mit diesem Namen kann jedoch sofort wieder angelegt werden.

2.5 Speicher-Kontingente anpassen

Jeder Nutzer der Cloud hat Speicherplatz in einer festgelegten Höhe zur Verfügung. Als Admin und Cloudmanager haben Sie die Möglichkeit diesen für die anderen Nutzer anzupassen. Systemseitig ist eingestellt, dass jedem neuen Nutzer 200 MB zugewiesen werden. Dies können Sie jedoch einfach anpassen.

Klicken Sie dafür auf den Einstellungs-Button oben rechts.

Klicken Sie auf "Benutzer". Die Übersicht der Nutzer Ihrer Cloud öffnet sich. Auf der rechten Seite sehen Sie die zugewiesenen Speicher-Kontingente.

Klicken Sie auf den Pfeil in dem Kontingentfeld von dem Nutzer, bei dem Sie den Speicherplatz verändern möchten. Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü, in dem voreingestellte Werte zu sehen sind.

Wählen Sie einen Wert aus oder klicken Sie auf "Andere...", wenn Sie einen anderen Wert zuweisen möchten. Haben Sie auf "Andere..." geklickt, haben Sie nun die Möglichkeit einen Wert manuell in das Feld einzugeben.

Sie können jede beliebige ganze Zahl gefolgt von der Maßeinheit eintragen. Anschließend klicken Sie Enter auf Ihrer Tastatur. Das neue Speicherkontingent wird übernommen.

2.6 Weitere Ansichten in der Nutzerübersicht

Sie haben in der Nutzerübersicht die Möglichkeit mehr Informationen darzustellen als standardmäßig gezeigt wird. Dafür klicken Sie unten links auf Einstellungen.

Es zeigt sich die Auswahl an Informationen, die dargestellt werden können.

"Speicherort anzeigen" zeigt den Pfad, auf dem die Daten des Nutzers in der Cloud gespeichert werden. "Benutzer-Backend anzeigen" zeigt, wo die Nutzerdaten gespeichert sind. In dem Fall von EduDocs werden die Daten immer auf einer Datenbank gespeichert. "Letzte Anmeldung" zeigt, wann der Nutzer das letzte Mal angemeldet war. "E-Mail-Adresse anzeigen" zeigt die E-Mail-Adressen auf dieser Seite, sofern welche bei dem Nutzer bekannt sind. "E-Mail an neuen Benutzer senden" ist die Einstellung für die Erstellung eines Accounts ohne vorab festgelegtes Passwort.

Hinweis: Mitgliedern der Gruppe Schueler/in wird die Seite "Benutzer" nicht angezeigt. Somit haben Schüler nicht die Möglichkeit diese Einstellungen vorzunehmen.

3. Gruppen / Kurse verwalten

Ein großer Nutzen von EduDocs ist die Erstellung von Gruppen bzw. Kursen, um so den richtigen Nutzern die vorhandenen Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies erleichtert auch das Hinzufügen von Nutzern zum späteren Zeitpunkt. Sobald eine Datei mit einer Gruppe geteilt wurde, wird jeder Nutzer – auch wenn dieser zum Zeitpunkt der Erstellung nicht vorhanden war – berechtigt diese Datei zu nutzen. Hierbei muss nicht darauf geachtet werden, dass der neue Nutzer zu jeder einzelnen Datei hinzugefügt wird, dies geschieht dann automatisch aufgrund der Gruppen.

3.1. Erstellen von Kursen

Klicken Sie auf Icon mit dem Männchen und Zahnrad.

In diesem Screen haben Sie die Möglichkeit Ihre Gruppen zu erstellen.

Klicken Sie auf „Kurs hinzufügen“.

Es wurde nun automatisch ein Kurs erstellt, der die Daten des Tages, sowie die Uhrzeit haben. - diesen sehen sie auf der linken Seite. So wird sichergestellt, dass kein Kurs den selben Namen hat. Selbstverständlich können Sie den Namen nach Ihren Wünschen ändern.

Folgen Sie den Vorgaben, um den Kursnamen zu bestimmen.
Hierbei muss jeder Kursname einmalig sein. D.h. es darf in Ihrer Instanz kein Kurs den selben Namen haben.
Der Name darf nur bis zu 36 Zeichen lang sein.
Er darf aus Buchstaben, Ziffern und den Sonderzeichen „-“ und „_“ bestehen. Andere Sonderzeichen, sowie Umlaute und ß sind nicht erlaubt.
Es wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Das bedeutet, dass „KursA“ und „kursa“ zwei verschiedene Kursbezeichnungen sind.
Des Weiteren muss beachtet werden, dass Kurse später nicht umbenannt werden können.
Sie können diese löschen und neu erstellen, aber Ihre Einstellungen würden dafür verloren gehen.

Tragen Sie einen Kursnamen ein.

Klicken Sie auf Speichern.

Sie können Ihren Kurs auch wieder löschen, indem Sie auf löschen klicken.
Sobald Sie auf Speichern geklickt haben, erscheint ihr Kurs mit dem von Ihnen erstellen Kursnamen auf der linken Seite.

Falls Sie erneut auf Speichern klicken, erscheint eine Meldung, dass der Kursname nicht nachträglich geändert werden kann.
Auf der linken Seite werden alle Kurse angezeigt, die in der Instanz vorhanden sind.
Wenn Sie nun einen weiteren Kurs erstellen möchten, klicken Sie erneut auf >>> Kurs hinzufügen und folgen Sie den vorherigen Schritten.

Als nächsten Schritt fügen Sie Nutzer dem Kurs hinzu.

3.2. Hinzufügen von Nutzern zu Kursen

Klicken Sie auf „Zur Nutzerverwaltung“, sofern Sie sich noch im Bereich der Kurserstellung befinden.

Oder klicken Sie auf Ihr Profilbild (das Zahnrad, falls Sie kein Profilbild haben) und dann auf „Benutzer“.

Hier sehen Sie nun wieder die Auflistung der Nutzer, die in Ihrer Instanz vorhanden sind. Sie können sowohl die Nutzer zuerst anlegen als auch die Kurse. Wenn Sie den Kurs zuerst anlegen, wird dieser nun in der Übersicht der vorhandenen Gruppen angezeigt, wenn Sie einen neuen Nutzer anlegen.

Klicken Sie in der Übersicht bei dem Nutzer, der dem Kurs hinzugefügt werden soll, auf den Tab unter „Gruppen“.

Es öffnet sich ein Drop-down-Menü mit den Kursen, die Sie erstellt haben und die Standardgruppen.

Hinweis: Sie können Nutzer nur zu Gruppen hinzufügen, die Sie selber erstellt haben.

Setzen Sie einen Haken bei dem Kurs, zu dem Sie den Nutzer hinzufügen möchten.

Sobald das Häkchen gesetzt wurde, wird der Kurs auch in der Übersicht angezeigt. Der neue Nutzer wurde nun der Gruppe hinzugefügt und wird dieser eine Freigabe in der Instanz gewährt, werden jedem hinzugefügten Nutzer die vorhandenen Dateien gezeigt.