Dateien und Ordner

1. Hochladen

Sie können ganz einfach Dateien in Ihre Cloud hochladen. Dies ist auf verschiedene Arten möglich.

1.1 Per Drag and Drop

Per Drag and Drop (Dokument anklicken und ziehen) – hierbei können Sie einzelne Dateien oder ganze Ordner hochladen:

Schritt 1: Gehen Sie in den Ordner oder auf die Ebene, in der die Datei eingefügt werden soll.

Schritt 2: Linksklick auf die Datei, die Sie hochladen möchten, dann ziehen Sie sie ins Browser-Fenster. Der Ort, an dem die Datei hinzugefügt wird, verfärbt sich blau, um Ihnen zu zeigen, dass die Datei dort hingelegt werden kann.

Schritt 3: Die zum Hochladen benötigte Zeit wird in einem Balken neben dem Plus angezeigt. Sobald die Datei hochgeladen wurde, blinkt sie einmal auf und ist zum Anzeigen und Bearbeiten bereit.

1.2 Per Hochladen-Button

Per Hochladen-Button im Browser-Fenster – hierbei können Sie nur einzeln bzw. mehrere Dateien hochladen:

Schritt 1: Klicken Sie auf das Plus in der Mitte des Browser-Fensters:

Nachdem Sie auf das Plus geklickt haben öffnet sich eine Liste mit weiteren Vorgehensmöglichkeiten, um eine Datei hochzuladen.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Datei hochladen“.

Schritt 3: Wählen Sie die hochzuladende Datei in Ihrem Explorer aus. Sie können eine einzelne Datei oder mehrere gleichzeitig auswählen.

Schritt 4: Klicken Sie auf Öffnen.

Schritt 5: Die zum Hochladen benötigte Zeit wird in einem Balken neben dem Plus angezeigt. Sobald die Datei hochgeladen wurde, blinkt sie einmal auf und ist zum Anzeigen und Bearbeiten bereit.

1.3 Per Desktop-Client

Per Nextcloud Desktop Applikation – hierbei können Sie einzelne Dateien oder Ordner hochladen:

Schritt 1: Installieren Sie die Nextcloud App – einen Link zum Download und eine Anleitung zum Installieren finden Sie unter Handbuch – Apps

Schritt 2: Öffnen Sie den Nextcloud Explorer. Klicken Sie hierfür entweder mit Linksklick auf das Nextcloud Icon in Ihrer Taskleiste unten rechts oder gehen Sie in Ihrem Explorer auf Nextcloud, z. B. zu finden unter Nutzer. Nun sind Sie in der gleichen Struktur wie sie auch in Ihrem Browser ist.

Schritt 3: Kopieren Sie die Datei oder den Ordner, den Sie in Ihre Cloud abbilden möchten und gehen Sie in Ihrem Nextcloud Explorer an die Stelle, an der Sie die Datei einfügen möchten.

Schritt 4: Klicken Sie nun entweder mit Rechtsklick in den Ordner und wählen Sie „Einfügen“ aus oder nutzen Sie das Tastenkürzel STRG + V, um die Datei einzufügen.

Hinweis: Drag and Drop ist auch hier möglich, allerdings wird dann der Ordner komplett verschoben und bleibt nicht mehr im bisherigen Ordner bestehen.


2. Freigabe

2.1 Von Dateien und Ordnern

Sie haben die Möglichkeit sowohl einzelne Dateien als auch Ordner freizugeben. Dies bedeutet, dass Sie anderen die Fähigkeit geben auf die Datei zuzugreifen, sodass diese das Dokument bearbeiten können.

Hierbei gibt es verschiedene Vorgehensweisen, je nachdem, ob der Empfänger ein Teil Ihrer Nextcloud Instanz ist und zu den von Ihnen erstellten Nutzern gehört oder lediglich auf externen Weg Zugriff auf die Datei erhält.

Für die Freigabe innerhalb Ihrer Nextcloud Gruppe, müssen Sie vorher eben diese erstellt haben. Dies ist erklärt unter Handbuch – Benutzer und Gruppen. Freigabe innerhalb einer Gruppe:

Schritt 1: Gehen Sie zu dem Ordner/der Datei, die Sie freigeben möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf das Teilen-Zeichen (drei verknüpfte Punkte).

Schritt 3: Es öffnet sich an der rechten Seite die Detailansicht, in der Sie unter anderem auch die Eigenschaften des Ordners bearbeiten können. Nach dem Öffnen befinden Sie sich auf dem Tab „Teilen“.

Schritt 4: Geben Sie nun den Namen des Empfängers so in das Feld ein, wie er in Ihrem System abgespeichert ist.

Schritt 5: Es werden Ihnen alle Nutzer vorgeschlagen, die diesen Namen haben. Sie können diesen Ordner auch gleich für eine gesamte Gruppe freigeben. Je nachdem wem Sie den Ordner freigeben möchten, klicken Sie auf den jeweiligen Namen der Person oder Gruppe.

Schritt 6: Sobald Sie den Namen ausgewählt haben, erscheint der freigegebene Nutzer in der Detailansicht.

Schritt 7: Sie haben die Möglichkeit den Zugang zu der Datei zu beschränken, hierfür klicken Sie auf die Ellipse (drei Punkte).

Sie haben folgende Möglichkeiten den Zugang zu beschränken:

Standardmäßig sind bei der Freigabe innerhalb Ihrer Cloud alle Freigaben gesetzt, d. h. der Empfänger kann das Dokument / die Datei ebenfalls an Andere weiterleiten, kann im Ordner neue Dateien erstellen und kann das Objekt ändern oder löschen. Indem Sie auf den Haken klicken, können Sie diese Freiheiten begrenzen.

Schritt 8: Möchten Sie ein Ablaufdatum der Freigabe hinzufügen, dann klicken Sie auf „Setze ein Ablaufdatum“. Es öffnet sich ein Kalender, in dem das Datum festgelegt werden kann. Dadurch erhält der Empfänger nur bis zum gewählten Tag Zugang zu der Datei.

Gehen Sie mit den Pfeiltasten nach unten, um den ganzen Kalender sehen zu können. Wählen Sie das Datum aus und die Datei ist anschließend nur bis zu diesem Datum freigegeben.

Falls Sie aus Versehen falsche Einstellungen vorgenommen haben oder sich die Situation für die Freigabe geändert hat, so können Sie die Freigabe rückgängig machen. Dafür klicken Sie auf „Freigabe aufheben“.

Der Empfänger wird sofort entfernt und die Datei ist nicht mehr freigegeben.

2.2 Für EduDocs-Nutzer mit einer eigenen Instanz

Hierbei ist zu beachten, dass Echtzeitkollaboration – das gleichzeitige Arbeiten in einem Dokument – nicht instanzübergreifend möglich ist.

Schritt 1: Gehen Sie zu dem Ordner / der Datei, die Sie freigeben möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf das Teilen-Zeichen (drei verknüpfte Punkte).

Schritt 3: Es öffnet sich an der rechten Seite die Detailansicht, in der Sie unter anderem auch die Eigenschaften des Ordners bearbeiten können. Nach dem Öffnen befinden Sie sich auf dem Tab „Teilen“.

Schritt 4: Geben Sie nun die Federated-Cloud ID (dies ist etwas wie eine interne Adresse innerhalb des ganzen EduDocs-Systems) ein, normalerweise sieht sie wie folgt aus: mustermann@edudocs.de/musterschule. Sobald Sie die ID angeklickt oder Enter gedrückt haben, erscheint der Nutzer in der Detailansicht. Schritt 5: Sie haben die Möglichkeit den Zugang zu der Datei zu beschränken, dafür klicken Sie auf die Ellipse (drei Punkte).

Hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten den Zugang zu beschränken:

Standardmäßig sind bei der Freigabe innerhalb Ihrer Cloud alle Freigaben gesetzt, d. h. der Empfänger kann das Dokument / die Datei ebenfalls an Andere weiterleiten, kann im Ordner neue Dateien erstellen und kann das Objekt ändern oder löschen. Indem Sie auf den Haken klicken, können Sie diese Freiheiten begrenzen.

Schritt 6: Möchten Sie ein Ablaufdatum der Freigabe hinzufügen, dann klicken Sie auf „Setze ein Ablaufdatum“. Es öffnet sich ein Kalender, in dem das Datum festgelegt werden kann. Dadurch erhält der Empfänger nur bis zum gewählten Tag Zugang zu der Datei.

Gehen Sie mit den Pfeiltasten nach unten, um den ganzen Kalender sehen zu können. Wählen Sie das Datum aus und die Datei ist anschließend nur bis zu diesem Datum freigegeben.

Falls Sie aus Versehen falsche Einstellungen vorgenommen haben oder sich die Situation für die Freigabe geändert hat, so können Sie die Freigabe rückgängig machen. Dafür klicken Sie auf „Freigabe aufheben“. Der Empfänger wird sofort entfernt und die Datei ist nicht mehr freigegeben.

2.3 Für externe Nutzer per E-Mailadresse

Hierbei haben die Empfänger nicht die Möglichkeit die Datei direkt zu bearbeiten. Sie können jedoch von überall auf die Datei zugreifen, sie ansehen und herunterladen – auch vom Smartphone aus. Schritt 1: Gehen Sie zu dem Ordner / der Datei, die Sie freigeben möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf das Teilen-Zeichen (drei verknüpfte Punkte).

Schritt 3: Es öffnet sich an der rechten Seite die Detailansicht, in der Sie unter anderem auch die Eigenschaften des Ordners bearbeiten können. Nach dem Öffnen befinden Sie sich auf dem Tab „Teilen“.

Schritt 4: Geben Sie nun die Empfänger-E-Mailadresse in das Feld ein. Sobald Sie die Adresse angeklickt oder auf Enter gedrückt haben, erscheint der Empfänger in der Detailansicht.

Schritt 5: Sie haben die Möglichkeit den Zugang zu der Datei zu beschränken, dafür klicken Sie auf die Ellipse (drei Punkte).

Bei der Freigabe eines Ordners haben Sie folgende Möglichkeiten den Zugang zu beschränken: Bearbeiten bedeutet in diesem Fall, dass die Datei heruntergeladen und als neue Datei hochgeladen werden kann. Dies bezieht sich nicht die Bearbeitung im eigentlichen Dokument.

Schritt 6: Wenn Sie den Haken bei „Dateien ablegen (nur Hochladen)“ setzen, erlauben Sie den Empfängern nur Dateien in den Ordner abzulegen. Die Nutzer haben keinen Zugriff auf die Dateien und können auch keine anderen hochgeladenen Dateien sehen.

Bei der Freigabe einer Datei haben Sie folgende Möglichkeiten den Zugang zu beschränken:

Schritt 7: Sie können die Datei auch mit einem Passwort schützen. Hierfür setzen Sie den Haken bei „Passwortschutz“ und es öffnet sich ein Feld, in dem Sie ein Passwort eingeben können. Drücken Sie Enter nachdem Sie das Passwort festgelegt haben. Es wird automatisch eine E-Mail mit dem Passwort an die Personen geschickt, die eine Freigabe von Ihnen erhalten haben.

Schritt 8: Möchten Sie ein Ablaufdatum der Freigabe hinzufügen, dann klicken Sie auf „Setze ein Ablaufdatum“. Es öffnet sich ein Kalender, in dem das Datum festgelegt werden kann. Dadurch erhält der Empfänger nur bis zum gewählten Tag Zugang zu der Datei. Gehen Sie mit den Pfeiltasten nach unten, um den ganzen Kalender sehen zu können. Wählen Sie das Datum aus und die Datei ist anschließend nur bis zu diesem Datum freigegeben.

Falls Sie aus Versehen falsche Einstellungen vorgenommen haben oder sich die Situation für die Freigabe geändert hat, so können Sie die Freigabe rückgängig machen. Dafür klicken Sie auf „Freigabe aufheben“. Der Empfänger wird sofort entfernt und die Datei ist nicht mehr freigegeben.


3. Versionen von Dateien

Bei EduDocs ist es einfach möglich eine Übersicht über Versionen einer Datei zu bekommen, sowie alte Versionen wiederherzustellen.

Diese Möglichkeit besteht nur für Dateien, nicht für ganze Ordner.

Schritt 1: Klicken Sie entweder auf die drei Punkte (Ellipse) und dann auf Details oder auf das Änderungsdatum.

Schritt 2: Klicken Sie auf Versionen.

Nun werden Ihnen die vorhandenen Versionen der Datei angezeigt. Sortiert nach dem letzten Änderungsdatum. Die neueste Version ist ganz oben.

Diese können Sie nun herunterladen, indem Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken (herunterladen).

Sie können auch eine ältere Version wiederherstellen. Dafür klicken Sie auf den geschwungenen Pfeil (wiederherstellen).

Hierbei überschreiben Sie die jetzige Version, die bei EduDocs abgelegt ist. Falls Sie beide Versionen behalten möchten, empfehlen wir Ihnen die ältere Version herunterzuladen und dann unter einem anderen Namen wieder hochzuladen.